Hoe herken je een betrouwbaar incassobureau als ondernemer?

Een betrouwbaar incassobureau herken je aan vier dingen: het werkt aantoonbaar binnen de wettelijke kaders, je kunt er direct iemand bereiken, het bewaakt de termijnen in je dossier en het houdt je per stap op de hoogte. Heeft het kantoor ook een gerechtsdeurwaarder in huis, dan hoef je niet van partij te wisselen als een vordering moeilijker blijkt. Hieronder lees je waar je op let.

Waaraan herken je een betrouwbaar incassobureau?

Als ondernemer wil je dat een openstaande factuur wordt betaald, zonder dat de relatie met je klant onnodig beschadigt en zonder dat je later last krijgt van fouten in de aanpak. Daarom begint betrouwbaarheid bij de wet. Een goed incassobureau handelt altijd binnen de wettelijke kaders. Dat betekent geen onredelijke kosten en geen werkwijzen die later tegen je kunnen werken, bijvoorbeeld als een debiteur de zaak voor de rechter brengt.

Gebruik deze checklist als je kantoren vergelijkt:

• Het kantoor kent de regelgeving rondom incasso en legt uit hoe het daarbinnen werkt.
• Je weet vooraf welke stappen er komen en wanneer.
• Je kunt iemand bereiken zonder eerst door een keuzemenu te moeten.
• Je krijgt bewijs van wat er is gedaan, niet alleen een mededeling dat het is gebeurd.
• Het kantoor kan doorpakken als de debiteur blijft weigeren.

Vraag ook hoe lang een kantoor bestaat en waar het werkt. Velthoven De Koning bestaat sinds 2012, zit in Rotterdam en werkt door heel Nederland. Dat zegt iets over ervaring en bereik, maar je beoordeelt een kantoor uiteindelijk vooral op de manier waarop het met je dossier omgaat.

Waarom is een vast aanspreekpunt belangrijk bij incasso?

Incasso is geen eenmalige actie. Er gebeurt van alles tussen het eerste aanmaningsbericht en een eventuele rechtszaak: de debiteur reageert, belooft te betalen, doet een deelbetaling of meldt zich niet meer. Als je dan steeds een andere medewerker spreekt, moet je telkens opnieuw je verhaal doen. Dat kost tijd en er gaat informatie verloren.

Controleer daarom of je echt iemand kunt bereiken. Bij Velthoven De Koning is er geen keuzemenu en geen frontoffice. Je spreekt direct de medewerker die je dossier kent. Heb je meerdere dossiers of panden, dan werk je met één vaste medewerker, die je per handeling op de hoogte houdt.

Voor vaste opdrachtgevers is bereikbaarheid ook buiten kantooruren geregeld. Zij beschikken over een spoednummer en over de mobiele nummers van de gerechtsdeurwaarders. Handig als een debiteur op vrijdagmiddag ineens wil schikken, of als er snel overleg nodig is voordat een termijn verloopt.

Wat is het verschil tussen pre-incasso, minnelijke en gerechtelijke incasso?

Een duidelijk traject helpt je om te begrijpen wat er met je vordering gebeurt. Over het algemeen zijn er drie stappen.

1. Pre-incasso: de debiteur krijgt een laatste kans om te betalen voordat het traject echt start. Vaak is dit voldoende bij een vergeten factuur.
2. Minnelijke incasso: het kantoor probeert via aanmaningen, contact en eventueel een betalingsregeling alsnog tot betaling te komen, zonder rechter. Lees meer over de minnelijke incasso en wat die voor jou betekent.
3. Gerechtelijke incasso: blijft betaling uit, dan volgt een dagvaarding en kan een rechter een vonnis uitspreken. Daarna kan beslag volgen.

Welke stap past, hangt af van de aard en de hoogte van de vordering en van het gedrag van de debiteur. Een goed kantoor adviseert je daarover en kiest niet automatisch de zwaarste of de duurste route. Soms is een snelle sommatie genoeg, soms moet je direct door naar de rechter.

Een kantoor met een gerechtsdeurwaarder in huis heeft hierbij een voordeel. Na de incassofase kan het doorpakken met dagvaarding en beslag, zonder dat je van partij hoeft te wisselen en je dossier opnieuw moet overdragen.

Hoe houdt een goed incassokantoor je termijnen en kosten onder controle?

Termijnen zijn bepalend voor het succes van een incasso. Een gemiste vervaltermijn of een verlopen verjaringstermijn kan betekenen dat je vordering niet meer afdwingbaar is. Een betrouwbaar kantoor bewaakt daarom zowel de wettelijke als de niet-wettelijke termijnen in je dossier en waarschuwt je op tijd. Vraag dus gerust hoe dat bij een kantoor is geregeld.

Ook bij kosten is transparantie belangrijk. De wet stelt grenzen aan wat je op de debiteur kunt verhalen. Je kunt dus niet zomaar elk bedrag doorberekenen. Een betrouwbaar kantoor legt uit welke kosten er zijn, welk deel verhaalbaar is en wat dat voor jouw vordering betekent. Wees voorzichtig met partijen die vooraf vaste bedragen noemen zonder naar je dossier te kijken. De kosten verschillen per zaak, dus een offerte op maat is nodig.

Wil je zelf een eerste indruk? Via de pagina over incassokosten berekenen zie je waar je rekening mee kunt houden.

Wat mag je verwachten van de communicatie tijdens het incassotraject?

Goede communicatie betekent dat je niet hoeft te vragen hoe het ervoor staat. Je hoort het zelf, op het moment dat er iets gebeurt. Let op deze punten:

• Direct bewijs: na een ambtshandeling ontvang je meteen een afschrift per mail. Zo kun je altijd zelf controleren wat er is gedaan en wanneer.
• Updates per handeling: je vaste medewerker houdt je op de hoogte van elke stap, niet alleen bij het eindresultaat.
• Duidelijke vervolgstappen: je weet wat er daarna gebeurt en of jouw besluit nodig is.
• Bereikbaarheid: je belt of mailt en krijgt de persoon die je zaak kent aan de lijn of in de mailbox.

Dit is ook een manier om kantoren te toetsen voordat je een opdracht geeft. Bel eens en kijk hoe snel je bij iemand terechtkomt die iets over je situatie kan zeggen.

Wanneer schakel je een incassokantoor in en wat levert het op?

Je kunt een incassokantoor inschakelen zodra een factuur na je eigen herinnering nog openstaat. Hoe eerder je dat doet, hoe beter je de termijnen in de hand houdt. Zelf aanmanen kost vooral tijd en energie, en een formele aanpak vanuit een kantoor wordt door debiteuren vaak serieuzer genomen. Daarnaast voorkom je dat je per ongeluk een stap zet die later niet blijkt te kloppen.

Het levert je op dat je je kunt richten op je onderneming, terwijl iemand anders de vordering bewaakt, de juiste volgorde van stappen kiest en je informeert. Meer over wat dit voor jouw bedrijf kan betekenen lees je op de pagina over gerechtsdeurwaarder en incasso voor ondernemers.

Wil je weten wat de beste aanpak is voor jouw openstaande facturen? Bel 010 820 88 16, mail info@vdk-gdw.nl of vraag een offerte aan. Dan weet je waar je aan toe bent en wat het kost voor jouw specifieke zaak.